В каждой организации за время работы накапливается кипа бумаг: приказы, справки, накладные, выписки. Со временем возникает проблема утилизации документов с истекшим сроком хранения. Уничтожать такие бумаги нужно по правилам.
Порядок уничтожения
Законодательно закреплены сроки хранения:
- временные — до 10 лет;
- бессрочные — от 75 лет.
Ликвидация бухгалтерских, кадровых, распорядительных бумаг проходит по единым правилам. Вначале создается комиссия экспертов (ЭК), которую утверждает приказом руководитель организации. Она оценивает документацию, подлежащую утилизации.
Этапы подготовки:
- определяется значимость бумаг;
- выделяются с истекшим сроком годности;
- составляется акт утилизации документов с перечнем;
- производится уничтожение, которое подтверждается актом.
Образец компания разрабатывает самостоятельно или пользуется типовым. Попутно заполняется протокол за подписью руководства и комиссии.
Как правильно оформить акт
Составляется на фирменном бланке, листе А4 от руки или печатным текстом. Количество экземпляров соответствует числу экспертов комиссии и дополнительно один образец организации.
Акт на утилизацию бухгалтерских документов имеет 3 части (деление условное):
- В шапке указываются название организации, реквизиты, ФИО директора (руководителя).
- В основной части прописываются: название, номер, дата; в тексте указывают членов ЭК, проводимые мероприятия. Списком или таблицей перечисляются документы на уничтожение.
- В заключении ставят дату, Ф.И.О. и подписи председателя, членов комиссии.
Акт идет на подпись руководителю. Ликвидированную документацию списывают с учетных журналов, указывая основание, дату, номер.
Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии
Сроки хранения, ликвидации регулируются ФЗ №125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», № 402 «О бухгалтерском учете», статьей №23, 283 НК.
- 4 года хранятся бумаги расчета, уплаты налогов;
- 5 лет — бухгалтерская учетная документация, учетные регистры.
Предприятия-банкроты не имеют права уничтожать документы на срок переноса убытка на последующие периоды. За нарушение предусматривается уголовное наказание по ст.195 УК РФ.
Уничтожение архивных документов
Негосударственный отдел Архивного фонда берет на хранение документацию частных организаций (акционерных обществ, корпораций).
Бухгалтерские годовые отчеты, балансы хранятся 10 лет, лицевые счета наемных работников — 75 лет, учетные регистры — 3 года. Утилизация архивных документов возможна по истечению срока давности.
Экспертная комиссия совместно с представителями архива выделяют бумаги к ликвидации. Определяется ценность. Отобранная документация подлежит описи в акте на уничтожение. Директор подписывает приказ о физической утилизации.
Виды утилизации
Если бумаг накопилось немного, их можно уничтожить самостоятельно. Большие объемы ликвидировать силами специализированной компании.
Способы:
- сжигание;
- измельчение специальным аппаратом (шредер).
Сжигают конфиденциальные носители информации. Проводят операцию специальные организации. Вся документация перевозятся в опломбированных пакетах.
После измельчения шредером сдать в макулатуру бухгалтерские документы. Так поступают с бумагами, не имеющими секретности.
Можно заключить договор об утилизации документов путем прессования с компанией. Бумага режется аппаратом на полосы. Чтобы исключить возможность восстановления, отходы прессуются и отправляются в переработку.
Если документацию уничтожает сторонняя организация:
- Документы на уничтожение передаются по накладной.
- Заказчику выдается акт утилизации.
- Во время уничтожения присутствует сотрудник заказчика.
- Возможна видеосъемка процесса.
Специалисты компании помогут составить акт без ошибок.
Как учитывать расходы на утилизацию
В бухгалтерском учете все затраты на уничтожение документов с истекшим сроком хранения оформляются как общехозяйственные расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Бухучет при бесплатной утилизации документов не ведется.
Акты о физическом уничтожении бумаг держатся в отдельной папке. Срок хранения — 5 лет. Процесс отбора и уничтожения документов оформляется актами. Контроль и организацию ведет экспертная комиссия, назначенная приказом директора компании.
За несоблюдение периода хранения руководитель несет административную ответственность.
